Voor Finance

Cadeaukaarten voor finance: kostencontrole, btw en reconciliatie

Finance wil vooraf weten wat het kost, achteraf weten wat er is uitgegeven, en tussentijds niet verrast worden. Wij leveren cadeaukaarten met een vaste servicefee, een btw-conforme factuur per bestelling, en rapportages die één-op-één in je grootboek passen.

Vraag een offerte aanBekijk het assortiment

Wat je concreet uit een offerte krijgt

Koopargumenten voor finance / controller

Kostencontrole

Je betaalt de nominale kaartwaarde plus een expliciete servicefee. Beide staan gespecificeerd op de factuur — geen inactiviteitskosten, geen wisselkoersopslagen, geen abonnement.

Btw-documentatie

Wij hanteren de vouchers-richtlijn: enkelvoudige en meervoudige vouchers correct op de factuur, met vermelding of btw bij verkoop of bij inwisseling verschuldigd is. Sluit één-op-één aan op je btw-aangifte.

Reconciliatie

Per bestelling een CSV met ordernummer, PO, kostenplaats, ontvangers, waarde per kaart, kanaal en verzenddatum — direct importeerbaar in AFAS, Exact, NetSuite of Twinfield.

Rapportage

Maand- of kwartaalrapportage over alle bestellingen: uitgifte, uitgereikt, ingewisseld en vervallen. Geschikt voor management-reporting én accountantscontrole.

Vervallen kaarten

Digitale kaarten hebben doorgaans 24 maanden geldigheid (merkafhankelijk, staat vermeld). Niet-uitgereikte codes kunnen kosteloos ingetrokken worden binnen 30 dagen; daarna geldt het beleid van de merkuitgever.

Refund- en incidentbeleid

Verkeerd verzonden of niet-ontvangen codes worden kosteloos vervangen. Bij grotere incidenten (technische storing kant merkuitgever) volgt creditnota conform SLA.

Bewijs en werkwijze

Btw-conforme factuur

Per bestelling; specificeert nominale waarde en servicefee apart met correcte btw-behandeling.

Betaling na levering

14 of 30 dagen; SEPA-incasso mogelijk voor recurring programma's.

Rapportage-export

CSV en XLSX; op verzoek maandelijkse automatische aanlevering per SFTP of e-mail.

Pillars

Merken

Kennisbank & context

Veelgestelde vragen

Hoe wordt btw op cadeaukaarten behandeld?

Volgens de vouchers-richtlijn. Enkelvoudige vouchers (waar de btw bij uitgifte al bekend is) heffen btw bij verkoop; meervoudige vouchers heffen btw pas bij inwisseling. Wij vermelden de behandeling per merk op de factuur.

Wat is de servicefee?

Een transparante toeslag op de nominale waarde, gespecificeerd op de offerte en factuur. Volumekortingen bespreken we vooraf. Geen inactiviteitskosten, geen wisselkoersopslagen.

Kunnen wij per kostenplaats bestellen?

Ja. Je geeft kostenplaats(en) mee bij de PO; wij zetten ze op de factuur en in het reconciliatierapport.

Wat gebeurt er met vervallen kaarten?

Digitale kaarten hebben doorgaans 24 maanden geldigheid (merkafhankelijk, staat expliciet op de kaart). Niet-uitgereikte codes kunnen wij binnen 30 dagen kosteloos intrekken; daarna volgen wij het beleid van de merkuitgever.

Kunnen jullie maandelijks rapporteren?

Ja. Op verzoek leveren wij maandelijkse rapportages per SFTP of e-mail met bestellingen, uitreikingen, inwisselingen en vervallen kaarten.

Klaar voor een offerte?

Eén contactpersoon regelt selectie, levering en fiscale toelichting. Betaling op factuur, standaard 14 of 30 dagen. Geen abonnement, geen setupfee.

Vraag een offerte aanWaarom gift.cards

Zakelijke garanties

Wat je krijgt bij elke offerte — geen verrassingen achteraf.

  • Betaling op factuur
    Netto 14 of 30 dagen na levering. Geen creditcard vereist.
  • Inkooporders (PO)
    PO-nummer op factuur, split billing en cost-center-toewijzing mogelijk.
  • Btw-documentatie
    Volledige btw-factuur met KvK, btw-ID en juiste tariefregels per land.
  • Privacy en AVG
    Verwerkersovereenkomst op verzoek. Data blijft in de EU.
  • Security
    Versleutelde opslag, MFA op sales-portal, toegang op need-to-know.
  • Fraudepreventie
    Handmatige review op afwijkende volumes, IP- en device-checks.
  • Leverings-SLA
    Digitale codes normaliter binnen 1 werkdag na akkoord; bulk op afspraak.
  • Support
    Nederlandstalige B2B-support per e-mail, chat en telefoon tijdens kantooruren.
  • Vervanging bij niet-ontvangen codes
    Niet aangekomen of onbruikbaar? We vervangen kosteloos na verificatie.
  • Geldigheidsvoorwaarden
    Geldigheidsduur verschilt per merk en type; we vermelden dit vooraf per SKU.
  • Landenrestricties
    Niet elke kaart is in elk land inwisselbaar. We tonen expliciet waar een SKU geldig is.

Je gegevens worden alleen gebruikt voor deze aanvraag. Lees ons privacybeleid.