Download · Procurement

Procurement-checklist: cadeaukaartinkoop

Praktische checklist die procurement, finance en HR samen door een cadeaukaart-inkooptraject leidt. Van business case en fiscale onderbouwing tot leveranciersselectie, DPA en governance.

A. Business case & scope

  • Doel gedefinieerd (retentie / incentive / relatiegeschenk / loyaliteit)
  • Ontvangersgroep afgebakend
  • Landen en talen vastgesteld
  • Jaarvolume in EUR geraamd
  • Piekmomenten (kerst, jubilea, sales-close)

B. Fiscale onderbouwing per land

  • NL — WKR: vrije ruimte berekend (2,00% tot € 400.000, 1,18% daarboven, 2026)
  • NL — Cadeaukaarten vallen NIET onder €25-kleinegeschenkenregeling
  • DE — Sachbezug € 50/mnd of § 37b EStG pauschal
  • FR — URSSAF-plafond per gelegenheid
  • UK — Trivial Benefits £ 50 per gelegenheid
  • Overige landen: actuele situatie schriftelijk bevestigd

C. Leveranciersselectie

  • Geldige E-money- of PI-licentie (indien openloop)
  • Merken onder autorisatie / distributie
  • Transparante voorwaarden per merk en land
  • Voorbeeldrapportage getoond
  • Minimaal 2 referenties gesproken
  • SLA contractueel vastgelegd

D. Compliance & juridisch

  • Verwerkersovereenkomst (DPA) getekend
  • Subverwerkers en datalocaties in kaart
  • AVG-DPIA opgesteld waar nodig
  • ISO 27001 / SOC 2 Type II beoordeeld
  • Pentestrapport laatste 12 maanden
  • Incident-response en 72-uur meldtermijn geregeld

E. Financieel & administratief

  • Prijsstructuur expliciet (fee-per-order vs discount-off-face)
  • Wisselkoers en opslag vastgelegd
  • Betaalcondities passen bij PO-flow
  • Kostenplaatsen/GL-codes afgestemd
  • Btw-conforme facturen met specificatie
  • Beleid voor niet-verzilverde kaarten (breakage) helder

F. Operationeel

  • Bulk-upload en API-integratie getest
  • SSO en rechtenbeheer geconfigureerd
  • Personalisatie voorbereid (logo, boodschap, custom afzender)
  • Escalatiecontact bekend bij business owners
  • Rapportages op vast ritme naar HR / sales / marketing

G. Governance

  • Contract gereviewd door legal
  • Datalek-notificatie in beleid
  • Jaarlijkse evaluatie ingepland
  • Alternatieve leverancier bekend als continuïteitswaarborg

Alle bedragen zijn actueel voor 2026. Verifieer voor je eigen audit altijd de meest recente publicatie van Belastingdienst, URSSAF, HMRC of Bundesministerium der Finanzen.